M. PŘIHLÁŠENÍ K ODBĚRU INFORMACÍ

Sběr e-mailových kontaktů návštěvníků webu je prvním krokem k úspěšnému e-mailovému marketingu. E-mail marketing je jedním ze způsobů komunikace se zákazníky a potenciálními zákazníky. Nejpoužívanějším druhem zasílané e-mailové zprávy je tzv. newsletter. Newsletter bývá nejčastěji zaměřen na novinky, akce a další zajímavosti z dění ve firmě nebo na trhu, na kterém firma působí (řešeny by měly být oblasti a problémy, které zajímají návštěvníky webu, nikoliv problémy a sebechvála firmy). Zpravidla bývá rozesílán více adresátům najednou v pravidelných časových intervalech. Jde o moderní, rychlý, relativně levný a účinný marketingový nástroj.

Rozesílané informace přihlášeným především připomínají existenci firmy, předávají jim zajímavé a užitečné informace, zvyšují důvěryhodnost firmy, mohou vést k objednání produktu/služby a poskytují zpětnou vazbu firmě. Zároveň pomáhají v budování dlouhodobého vztahu s příjemci zpráv.

E-mail marketing může přinášet mnoho podnětů firmě. Je poměrně jednoduché měřit aktivitu čtenářů newsletteru – otevření e-mailu, prokliknutí odkazů z newsletteru, následný pohyb návštěvníka webu po stránkách apod. Tyto statistiky mohou firmě například naznačit, jaké produkty/služby návštěvníky webu zajímají a jaké články v newsletteru je oslovili. Firma může údaje použít jako podklad pro přípravu dalšího newsletteru, podnět k úpravě webu nebo inspiraci pro nové produkty/služby.

M.1 Způsoby přihlášení k odběru informací

Firma může sbírat e-maily pro zasílání newsletterů různými způsoby. Nejjednodušší je umístit na web formulář přímo pro přihlášení k odběru informací. Obecně existují tyto nástroje pro sběr e-mailů:

formulář pro registraci odběru newsletteru – tento formulář může být na vhodném místě zobrazen na všech stránkách webu (např. v sidebaru, zápatí webu),
pop-up okno (vyskakovací okno) – tento nástroj musí být používán s rozmyslem, aby naopak neodradil návštěvníka webu od čtení, není proto vhodné, aby se toto okno objevilo ihned po příchodu na web nebo překrývalo celé stránky a znemožňovalo procházení webu,
objednávkový formulář – souhlas (zde případně i nesouhlas, viz dále M.2 Legislativa související s přihlášením k odběru informací) může návštěvník webu vyjádřit při dokončování objednávky pomocí zaškrtávacího pole,
další běžné formuláře na webu – u kontaktního, poptávkového a dalšího formuláře může být také umístěno zaškrtávací políčko pro souhlas se zasíláním marketingových sdělení,
formulář pro vkládání komentářů např. k článkům na webu – i zde může být umístěno zaškrtávací políčko pro souhlas se zasíláním newsletterů,
výměna kontaktů za nějaký dárek – běžně se používá např. možnost stažení e-booku nebo jiných cenných materiálů, případně poskytnutí obsahu, který není běžně dostupný všem výměnou za udělení souhlasu se zasíláním zpráv (zde je třeba mít na paměti právní předpisy, jelikož např. poskytnutí produktu/služby by nemělo být podmiňováno udělením souhlasu),
soutěže, ankety a dotazníky – pořádání soutěží je oblíbeným nástrojem pro získávání nových kontaktů, v rámci pravidel soutěže a poskytnutí požadovaných údajů však musí být návštěvník webu upozorněn, že uděluje souhlas se zasíláním obchodních sdělení (i zde je třeba zohlednit legislativní podmínky).

Možné je kontakty sbírat také offline, např. v rámci představování firmy na veletrhu nebo výstavě, při telefonních hovorech nebo přímo v kamenné prodejně firmy a konzultacích v kanceláři.

Příklad – formulář pro registraci odběru newsletteru
Zdroj: https://www.uoou.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – pop-up okno pro přihlášení k odběru informací
Zdroj: https://www.podnikatel.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – přihlášení k odběru informací v závěru objednávkového procesu
Zdroj: https://www.mall.cz/kosik?c=2 (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – vyjádření nesouhlasu se zasíláním marketingových sdělení v závěru objednávkového procesu
Zdroj: https://www.czc.cz/kosik/dodaci-udaje (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – za přihlášení k odběru newsletteru dárek (e-book)
Zdroj: https://www.strafelda.cz/email-marketing (vid. 12. 5. 2022)

Návštěvníkovi webu je vhodné zobrazovat možnost přihlášení k odběru informací v rámci celého webu. Formulář a další nástroje pro získání e-mailu a přihlášení se k odběru informací mohou být umístěny na hlavní stránce webu, na stránce produktů/služeb, stránce s aktuálními informacemi nebo blogem, případně na všech stránkách webu, např. v zápatí stránky.

M.2 Legislativa související s přihlášením k odběru informací

Podmínky sbírání e-mailů a rozesílání newsletterů na tyto e-maily v České republice upravují dva právní předpisy (skutečnost platná pro květen 2022):

zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informací společnosti) – tzv. antispamový zákon,
nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – zkráceně GDPR.

Kontrolu a vymáhání dodržování obou předpisů má v České republice na starosti Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ).

Antispamový zákon definuje pojem obchodní sdělení jako “všechny formy sdělení, včetně reklamy a vybízení k návštěvě internetových stránek, určeného k přímé či nepřímé podpoře zboží či služeb nebo image podniku osoby, která je podnikatelem nebo vykonává regulovanou činnost”. Tento zákon se tedy vztahuje na právnické osoby i podnikající fyzické osoby. Vedle newsletteru zákon platí i pro rozesílání samotného odkazu na web firmy, přání k narozeninám a jiným významným dnům, informace z oboru firmy, informace o změnách ve firmě, ale i samotnou žádost o souhlas se zasíláním obchodních sdělení.

Zákon č. 480/2004 Sb. v § 7 upravuje, za jakých podmínek je možné šířit obchodní sdělení. Firma má dvě možnosti:

získat souhlas od návštěvníků webu – pokud návštěvník nemá žádný vztah s firmou (zatím není jejím zákazníkem), může být newsletter rozesílán výhradně na základě souhlasu (odst. 2 v §7 přímo říká: “Podrobnosti elektronického kontaktu lze za účelem šíření obchodních sdělení elektronickými prostředky využít pouze ve vztahu k uživatelům, kteří k tomu dali předchozí souhlas.”),
využít oprávněný zájem ve vztahu k osobám, které již jsou zákazníkem firmy – firma může stávající zákazníky oslovovat s nabídkou, která souvisí s již pořízeným produktem/službou u firmy, musí dát ale možnost vyjádřit nesouhlas se zasíláním takových e-mailů předem, i v každé zaslané zprávě (§ 7, odst. 3 uvádí: “…, pokud fyzická nebo právnická osoba získá od svého zákazníka podrobnosti jeho elektronického kontaktu pro elektronickou poštu v souvislosti s prodejem výrobku nebo služby podle požadavků ochrany osobních údajů upravených zvláštním právním předpisem, může tato fyzická či právnická osoba využít tyto podrobnosti elektronického kontaktu pro potřeby šíření obchodních sdělení týkajících se jejich vlastních obdobných výrobků nebo služeb za předpokladu, že zákazník má jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem, zdarma nebo na účet této fyzické nebo právnické osoby odmítnout souhlas s takovýmto využitím svého elektronického kontaktu i při zasílání každé jednotlivé zprávy, pokud původně toto využití neodmítl.”), pokud by firma chtěla posílat i oznámení, které nesouvisí s dříve pořízeným produktem/službou, musí získat souhlas.

E-mail, který obsahuje newsletter, musí podle § 7, odst. 4 zákona č. 480/2004 Sb. splňovat některé náležitosti (platí obecně pro všechna obchodní sdělení zasílaná e-mailem):

e-mail musí být jasně a zřetelně označen jako obchodní sdělení,
v e-mailu musí být uvedena totožnost odesílatele, jehož jménem se komunikace uskutečňuje – název firmy, IČ, odkaz na web,
příjemci musí být v každém e-mailu umožněno souhlas se zasíláním informací odvolat (obvykle to bývá v patičce e-mailu, případně u adresy odesílatele, kde je umístěn odkaz na odhlášení z odběru zpráv).

Příklad – zřetelné označení e-mailu jako obchodní sdělení

Příklad – totožnost odesílatele v e-mailu

Příklad – možnost odhlášení z odběru zpráv – u adresy odesílatele

Příklad – možnost odhlášení z odběru zpráv – patička e-mailu

Při sběru e-mailu a zasílání obchodních sdělení dochází ke zpracování osobních údajů, které je s tím neodmyslitelně spojené. Proto musí být plněny také požadavky nařízení GDPR a související legislativy. Z pohledu nařízení GDPR je potřeba, aby:

souhlas odpovídal požadavkům nařízení GDPR – definici souhlasu uvádí bod 11 článku 4 nařízení jako “…jakýkoliv svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů.”, podmínky vyjádření souhlasu shrnuje článek 7,
při použití oprávněného zájmu byly dodrženy všechny jeho podmínky – v případě marketingových sdělení platí, že subjekt údajů má právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování (oznámit firmě, že si zasílání newsletteru nepřeje) a pokud tak učiní, firma již nemůže jeho údaje pro tento případ zpracovávat (článek 21 GDPR), pokud je využit oprávněný zájem, měla by firma vypracovat tzv. balanční test (poměřit oprávněný zájem firmy vůči zájmům a právům subjektu údajů),
byl návštěvník webu jasně informován o zpracování osobních údajů – informační listina musí obsahovat údaje, které jasně definují články 12 – 14 nařízení GDPR, mimo jiné musí obsahovat informace o správci, právním titulu a účelu zpracování, dobu zpracování, práva subjektu údajů spolu s upozorněním na možnost souhlas kdykoliv odvolat atd.

V rámci zpracování osobních údajů musí firma provést i další úkony, např. sepsat záznamy o činnostech zpracování, zabezpečit osobní údaje, podepsat zpracovatelské smlouvy, pokud pro ni newslettery rozesílá jiná firma apod. Další podrobnosti ke zpracování osobních údajů shrnuje kapitola S. GDPR.

Příklad – základní informace a odkaz na podrobnosti ohledně zpracování osobních údajů u formuláře pro přihlášení k odběru informací
Zdroj: https://www.alza.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Pro dodržení všech legislativních požadavků a vyhnutí se nepříjemnostem (kdy např. někdo zadá špatný e-mail nebo e-mail někoho jiného) se obecně doporučuje, aby byla registrace k odběru informací potvrzena pomocí tzv. double opt-in principu (dvoufázového ověření e-mailové adresy). To znamená, že návštěvníkovi webu, který vyplní svůj e-mail a přihlásí se k odběru informací, je zaslána potvrzovací zpráva. Tento potvrzovací e-mail obsahuje unikátní odkaz, na který návštěvník webu klikne, a tím potvrdí své zařazení mezi adresáty newsletteru.

Příklad – upozornění na nutnost potvrzení e-mailu pro odběr informací
Zdroj: https://www.sportica.eu/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – e-mail s odkazem pro potvrzení zařazení do databáze příjemců newsletteru

Příklad – potvrzení zařazení e-mailu do databáze po dvoufázovém ověření
Zdroj: https://www.sportica.eu/ (vid. 12. 5. 2022)

M.3 Údaje požadované pro přihlášení k odběru informací

Jednou z hlavních zásad nařízení GDPR je tzv. minimalizace údajů (článek 5, odst. 1, písm. c). To znamená, že pro přihlášení k odběru informací by měly být požadovány pouze ty informace, které firma nezbytně potřebuje pro daný účel zpracování. Přesně je řečeno, že “osobní údaje musí být přiměřené, relevantní a omezení na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány”. V případě newsletteru lze říci, že jediným nezbytným údajem, který firma potřebuje, je e-mail návštěvníka webu. V některých případech lze obhájit i požadování dalších údajů, např.:

jméno – pro personalizaci zasílaných e-mailů,
telefonní číslo – pro zasílání marketingových sdělení pomocí SMS nebo MMS,
adresa – pro zasílání listinných materiálů poštou
apod.

Příklad – formulář pro přihlášení k odběru informací s požadavkem vyplnění e-mailu
Zdroj: https://www.czc.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – formulář pro přihlášení k odběru informací s požadavkem vyplnění e-mailu a jména
Zdroj: https://www.forum-media.cz/newsletter-new (vid. 12. 5. 2022)

V rámci přihlášení k odběru informací může firma poskytnout návštěvníkovi webu možnost volby, o které údaje má zájem. Jednotlivé kategorie mohou být rozděleny podle nabízených produktů/služeb, mohou být nabídnuty informace o slevách a novinkách, informace pro určité značky nebo údaje z různých míst webu (pro aktuality, upozornění, úřední desky apod.). Déle může mít návštěvník webu možnost určit, jak často mu budou zprávy posílány.

Příklad – registrace k odběru novinek s volbou, které informace a jak často mají být zasílány
Zdroj: https://www.liberec.cz/cz/obcan/ (vid. 12. 5. 2022)

Pro dokončení procesu přihlášení se k odběru informací bývá často nutné prokázat, že údaje zadává skutečně osoba a ne robot. Jedná se o tzv. antispamovou ochranu. Pro tuto ochranu se obecně používá výraz CAPTCHA, který je zkratkou pro Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart (plně automatický veřejný Turingův test k odlišení počítačů a lidí). Existuje několik možností ochrany proti spamu:

reCAPTCHA v2 – nástroj společnosti Google, který obsahuje tlačítko “Nejsem robot”, pokud je návštěvník webu přihlášen do účtu Google, po kliknutí na dané tlačítko se ověří, že jde o člověka a nikoliv o robota, pokud přihlášen není, zobrazí se hádanka, kterou je třeba vyřešit,
Invisible reCAPTCHA – kliknutím na potvrzovací tlačítko, např. “Přihlásit se k odběru”, se návštěvníkovi webu zobrazí jakási hádanka s obrázky a požadavkem na výběr všech obrázků, které obsahují definovanou věc, jde také o nástroj společnosti Google, takže přihlášeným návštěvníkům webu v účtu Google se tento potvrzovací krok nezobrazí (jsou již ověřeni přihlášením ke svému účtu),
reCAPTCHA v3 – další z nástrojů společnosti Google, který již používá umělou inteligenci – podle chování návštěvníka na webu firmy vyhodnotí, zda jde o osobu nebo robota,
opis textu – u formuláře je zobrazen obrázek s písmeny, případně i číslicemi, které je nutné opsat a tím potvrdit, že jde skutečně o osobu,
odpověď na otázku – pro zajištění odeslání formuláře je položena jednoduchá otázka a návštěvník webu na ni musí správně odpovědět, často se jedná o součet dvou hodnot a jejich výsledek nebo určení jednoznačné situace (např. jaký měsíc následuje po únoru).

Příklad – reCAPTCHA v2 (tlačítko pro potvrzení, že návštěvník webu není robot)
Zdroj: https://www.lidl.cz/c/newsletter/s10004464 (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – Invisible reCAPTCHA (výběr obrázků podle zadané definice)
Zdroj: https://www.eximtours.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – antispamová ochrana ve formě opisu textu
Zdroj: https://www.uoou.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – antispamová ochrana ve formě odpovědi na otázku
Zdroj: https://www.sportica.eu/ (vid. 12. 5. 2022)

M.4 Údaje poskytované při přihlášení k odběru informací

Návštěvníka, který se stále rozhoduje o tom, zda se k odběru informací přihlásí, je možné přesvědčit tím, že bude mít k dispozici ukázkové číslo newsletteru. Firma také může zpřístupnit celý archiv rozesílaných dokumentů, aby měl návštěvník webu jasnou představu o tom, co dostane do e-mailové schránky. Tento archiv může být dostupný i těm, kteří se k odběru informací nepřihlásili.

Příklad – možnost zobrazit ukázková čísla newsletteru při přihlášení
Zdroj: https://www.businessinfo.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Formulář pro přihlášení k odběru informací by měl obsahovat automatickou kontrolu zadaných údajů, tzv. validaci formuláře. Kontroluje se obvyklý formát zadaného e-mailu a nejčastější překlepy, např. že e-mail obsahuje znak @, koncovka e-mailu nemá překlep (místo cz je vyplněno cy) apod. Zároveň tento nástroj brání odeslání chybně vyplněného nebo nedostatečně vyplněného formuláře. Upozorňuje tedy i na pole formuláře, která zatím nejsou vyplněna.

Příklad – upozornění na nevyplněná pole
Zdroj: https://www.forum-media.cz/newsletter-new (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – upozornění na špatný formát zadané e-mailové adresy
Zdroj: https://www.cityzenwear.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Důvěryhodnost pro návštěvníka webu je možné zvýšit také tím, že firma uvede četnost zasílání zpráv. Ta musí být dobře rozmyšlena a nastavena. Pokud bude návštěvník webu dostávat e-maily příliš často, pravděpodobně se z odběru informací odhlásí. Jaká je optimální frekvence posílání newsletterů nelze říci, pro každý trh, každou firmu i každý web může být ideální počet zasílaných informací různý. Firma také může návštěvníkovi webu nabídnou možnost, aby sám určil, jak často chce e-maily dostávat.

Příklad – informace o četnosti posílaných zpráv při přihlášení k odběru informací
Zdroj: https://www.strafelda.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – návštěvníkovi webu je umožněna volba četnosti zasílaných zpráv
Zdroj: https://www.liberec.cz/cz/obcan/ (vid. 12. 5. 2022)

Jelikož v rámci rozesílání e-mailů dochází ke zpracování osobních údajů (již samotný e-mail je většinou osobním údajem, to neplatí pouze pro obecné e-maily typu [email protected]), musí firma návštěvníkovi webu poskytnout všechny informace o zpracování osobních údajů, které požaduje nařízení GDPR. V rámci informačního dokumentu by měl být návštěvník webu poučen např. o:

totožnosti a kontaktních údajích správce (případně i kontaktních údajích pověřence pro ochranu osobních údajů, pokud má firma povinnost ho jmenovat),
právních titulech a účelech zpracování osobních údajů (zde je právním titulem souhlas nebo oprávněný zájem a účelem je rozesílání newsletterů),
popisu oprávněných zájmů správce,
příjemcích osobních údajů,
případném úmyslu předávat informace do třetí země (mimo EU) nebo mezinárodní organizaci,
době, po kterou budou osobní údaje zpracovávány,
právech subjektu údajů, které má v souvislosti se zpracováním osobních údajů,
možnosti udělený souhlas kdykoliv odvolat,
existenci práva podat stížnost u dozorového úřadu (v ČR je to ÚOOÚ)
apod.

Další podrobnosti ke zpracování osobních údajů v rámci webových stránek obsahuje kapitola S. GDPR.

Příklad – odkaz na informace o zpracování osobních údajů u formuláře pro přihlášení k odběru informací
Zdroj: https://www.czc.cz/ (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – náhled textu informace o zpracování osobních údajů v souvislosti se zasíláním newsletterů
Zdroj: https://www.lidl.cz/c/pravni-informace/s10007885 (vid. 12. 5. 2022)

M.5 Podoba rozesílaných zpráv

První zpráva, kterou by měl návštěvník webu v souvislosti s přihlášením k odběru informací dostat (hned po dvoufázovém ověření zadaného e-mailu, takže se jedná vlastně až o druhou zprávu), je uvítací e-mail. Tento e-mail může obsahovat pouze poděkování za zahájení odběru newsletterů. Může však rovnou obsahovat první zaslaný newsletter návštěvníkovi. Tato zpráva návštěvníkovi webu potvrdí, že jeho e-mail byl úspěšně zařazen do databáze příjemců newsletteru.

Příklad – první e-mail po přihlášení k odběru informací

Podoba rozesílaného e-mailu, jeho kreativita, velikost a další vlastnosti mají velký význam pro jeho úspěšnost. Zasílané zprávy musí být pro příjemce zajímavé a prospěšné a měly by mu přinášet nějakou hodnotu, jinak se z odběru informací rychle odhlásí. Obecně by měl e-mail obsahovat:

označení, že se jedná o obchodní sdělení,
označení firmy, která e-mail posílá,
možnost odhlášení z odběru informací,
vhodnou adresa odesílatele – lépe fungují e-maily konkrétních lidí, než obecné,
výstižný a chytlavý předmět e-mailu,
text e-mailu doplněný vhodnou grafikou – obrázky, fotky, videa apod. (zde je nutné zvažovat jejich správné zobrazení na různých zařízeních nebo při zákazu zobrazení obrázků v e-mailovém nástroji),
podpis (nejlépe osobní) odesílatele e-mailu.

Běžně také platí pravidlo, že jeden newsletter by měl obsahovat jednu výzvu k akci. Návštěvník webu se v možnostech neztratí a existuje větší pravděpodobnost, že požadovanou akci provede.

Důležité je dbát na to, aby zasílaný newsletter byl tzv. responzivní – upravoval své zobrazení podle zařízení, které návštěvník webu používá. V dnešní době mnoho návštěvníků webu používá pro procházení internetu mobilní zařízení. Ta mají různé velikosti. Proto je podstatné, aby byl newsletter čitelný na všech těchto zařízeních.

Dobré je přistoupit k personalizaci e-mailů, pokud je to možné. Jestliže e-mail začíná konkrétním oslovením příjemce, zvyšuje to důvěryhodnost e-mailu a příjemce mu bude věnovat větší pozornost. Oslovení může obsahovat text e-mailu i jeho předmět. Oslovení by mělo být v pátém pádu. Pro oslovení je možné používat:

pouze obecné pane/paní (pozor na nudná a holá sdělení, která nikoho nezaujmou),
křestní jméno – dnes velmi moderní,
příjmení,
příjmení včetně titulu (u křestního jména není obvyklé používat titul, titul je vhodné používat např. pro odborné newslettery).

Při personalizaci by měl být zohledněn také zbytek textu zprávy, aby odpovídal pohlaví příjemce.

Příklad – informace o personalizaci e-mailu při přihlášení k jejich odběru (na konci objednávkového procesu)
Zdroj: https://www.mall.cz/kosik?c=2 (vid. 12. 5. 2022)

Příklad – personalizované oslovení v předmětu e-mailu

Příklad – personalizované oslovení na začátku textu e-mailu

Newsletter by měl být připravován a posílán ve shodné jazykové verzi s webem. Pokud je web psán česky, měl by i newsletter být v českém jazyce. Když web nabízí různé jazykové varianty, měl by jim být přizpůsoben i obsah posílaných sdělení. Případně může být návštěvníkovi webu dána možnost volby, jaký jazyk upřednostňuje.

Různé verze newsletterů mohou být posílány i v závislosti na rozsahu databáze příjemců. Databáze kontaktů může být rozdělena na různé segmenty. Těmto segmentům pak může být newsletter připraven přímo na míru. Segmenty mohou být rozděleny podle:

pohlaví – firma se tak vyhne používání spojení byl/byla a podobných, dále může být newsletter připraven s nabídkou přímo pro ženy a muže, někdy je tato segmentace vhodná i pro oslovení k různým příležitostem (např. mezinárodní den žen),
statut – pro studenty budou příhodné jiné informace, než pro ženy na mateřské dovolené,
pracovní pozice – důležitá především při komunikaci mezi firmami (tzv. B2B komunikace), kdy je jiná zpráva vhodná pro majitele firmy nebo jeho účetní,
lokalita – vhodné např. pro směrování na konkrétní pobočku firmy, která je příjemci zprávy nejblíže
apod.

Segmentů může být velké množství. Může být sledován pouze jeden nebo může jít o kombinaci více segmentů pro různé newslettery. Segmentace bývá vhodná až ve chvíli, kdy má firma dostatečný počet kontaktů a vyplatí se pro různé segmenty vytvářet různá sdělení.